Papiers, factures, contrats : comment les protéger ?

[Tompouss]

Bonjour à tous,

Déjà j'espère être au bon endroit et ne pas encore ouvrir un sujet qui a déjà été traité.

En faisant un peu de paperasse ce matin je me rends compte qu'à deux, à respectivement 23 et 21ans avec ma conjointe on traine déjà 4 classeurs de paperasse. Avec des copies informatiques de certaines choses à mon bureau mais c'est anecdotique.

Je me demande ce qui se passerai en cas d'incendie et de destruction de toutes ces attestations, contrats, diplômes et factures.

Comment faire pour s'en prémunir ? Une numérisation complète des nouveaux documents une fois tous les 4 mois et stockage sur deux USB planquées dans deux endroits différents ? Mais du coup même protégée par un mot de passe, quelqu'un de suffisamment déterminé arriverai quand même à avoir accès à tout ?   

Que faire si après la perte d'un document on me réclame l'original de celui-ci ?   

Bref, je cogite un peu.

Merci d'avance.

[Yohan]

Bonjour,

Je me suis posé la même question et j'ai opté pour la numérisation des données.
Je n'attends pas 4 mois pour m'y mettre, je le fais avant de ranger mon document. Régulièrement, je fais des sauvegardes sur plusieurs disques durs externes que je place à deux endroits différents (chez un parent par exemple).
Je ne crypte rien, je garde tout au format pdf
Il existe des coffres fort ignifugés dans lesquels tu peux retarder les effets du feu sur tes données.
Pour les documents papiers importants (diplômes principalement et grosses factures), il faut les placer de manières à pouvoir les prendre rapidement sous ton bras en cas d'évacuation.
J'ai eu à subir une fois une évac, et je dois dire qu'en 10min j'ai tourné en rond juste pour mettre mes chaussures. Même en étant préparer à l'avance, on perd beaucoup de temps et on oubli de faire pas mal de chose.

[Cocoeau]

Yohan donne une très bonne solution avec la numérisation. Par contre à ma connaissance, les coffre-forts ignifugés ne sont efficaces qu'un temps.

J'ajouterais que pour les papiers d'identité, en cas de perte, destruction ou vol, il sera plus facile de les refaire faire si tu possèdes une photocopie recto-verso de la CI et une photocopie de la page d'informations d'identité de ton passeport.

Et j'ajouterais aussi que selon le coin ou tu vis l'incendie n'est pas forcément le seul risque ; conserve tes classeurs de papiers à l'abri d'un éventuel dégât des eaux c'est à dire en hauteur !
Suite à un problème de lave linge qui a inondé la cuisine, j'ai une amie qui a perdu des factures. Elle les conservait en bas d'un placard de la cuisine, c'est à dire au sol, parce qu'il n'y avait pas beaucoup de place dans son studio. Résultat, la garantie de son lave linge a été noyée et elle a dû le remplacer de sa poche. En plaçant les papiers sur l'étagère du haut de son placard, ils auraient été épargnés.
Bref, ne stocke pas à la hauteur du sol, personne n'est à l'abri de ce genre de souci.

[Loriot]

Dans le cas d'un incendie, les livres et de manière générale toutes les feuilles de papiers pressée les une contre les autres brûlent difficilement.
Tu peux essayer de brûler un livre dans un feu, tu verra que ce n'est pas évident.
Les parties extérieures seront noir. Peut être ensuite mouillée avec l'extection mais l'intérieur reste indemne...

[Yohan]

Yohan donne une très bonne solution avec la numérisation. Par contre à ma connaissance, les coffre-forts ignifugés ne sont efficaces qu'un temps.

Le peu de fois où je me suis intéressé aux coffres, j'ai vu que le fabricant indiquait une limite de temps mais pas toujours la norme utilisée. Il semblerait dans ce domaine que diverses normes "nationales" cohabitent.
Se protéger du feu c'est aussi se protéger de l'eau, moyen souvent employer pour éteindre un incendie. C'est donc naturellement vers une valise Pelican (d'autres marques feront l'affaire) que je me suis tourné pour y loger un énième disque dur.
J'insiste sur le fait que sur la sauvegarde des données, il ne faut pas lésiner sur les marques :
- clés usb : Corsair
- DD : Seagate et Western Digital
Le coût est un poil plus élevé mais je suis toujours tranquille.
 
Logiciel gratuit qui me donne toute satisfaction pour sauvegarder mes données : http://www.syncback.fr/
Les normes : http://armoire-ignifuge.fr/methodes-de-test-pour-armoires-ignifuges-homologation.htm

NB : pour les données, toujours avoir des triples, des quadruples [...]. Je ne compte plus le nombre de fois où des proches pleuraient d'avoir perdu des images de leurs enfants jeunes car stockées sur un seul DD. J'en rajoutait toujours une couche en leur disant que s'ils avaient qu'un seul exemplaire c'est que cela ne devait pas avoir d'importance...

[goreton]

Bonjour a tous,

Pour ma part, j'ai aussi opté pour la numerisation. Par contre, j'ai choisi cette solution il y a 3 ans, javais alrs 42 ans je vous laisse imaginer la quantite de paperasses pourtant soigneusement rangées dans d'enormes chemises a rabats.

Pour commencer j'ai investi dans un scanner Epson GtS55 : j'y place les docs par paquets de 50 à 80 feuilles. Il me scanne tout en pdf en moins de 5mn recto et verso.

J'ai mis mes enfants à la tache ! Tri et rangement de tous mes docs par année et par mois : fiches de salaire, factures, edf gdf, docs bancaires, mutuelle, assurances, docs officiels, diplomes universitaires, Cni, permis de conduire, passeport, actes de notaires, impots, etc.... Tout y est passé !

 Un gros boulot au debut mais  desormais c'est rodé : chaque fois que j'ouvre un courrier, je scanne, je stocke, je détruis l'original.

Pour le stockage, j'ai 4 exemplaires : 1 sur une partition cryptée de mon ordi fixe (j'utilise pour cela le logiciel gratuit Truecrypt, réputé quasi inviolable, sauf j'imagine pour des agents infiltrés mais je doute que mes paies fameliques et mes factures de chez Peyo l'intéressent beaucoup !!!); 1 autre exemplaire sur une cle usb corsair cryptee egalement, 2 autres exemplaires sur 2 HDD externes.

Je synchronise le tout avec SyncBack, très efficace. En cas d'urgence, je sais ce que je dois prendre en premier ! ma famille, mon animal de compagnie, mon EDC (que je possede et que je peaufine depuis plus de 10 ans !), mes disques durs dont je connais l'emplacement, et les originaux de certains documents importants. Apres il va de soi que je fais tout pour eviter qu'une telle situation se produise, mais il ne coute rien d'y reflechir a l'avance, mes gamins y sont eux aussi sensibilisés ! 

[Ulf]

La plupart des organismes me demandent systématiquement les originaux (connards).

Tu peux un peu tricher mais dès que ton document est paraphé au BIC (mémoires d'honoraires par exemple), tu l'as dans le cul avec ton système de scan.

[X]

La plupart des organismes me demandent systématiquement les originaux (connards).

Tu peux un peu tricher mais dès que ton document est paraphé au BIC (mémoires d'honoraires par exemple), tu l'as dans le cul avec ton système de scan.

Exiger des originaux limite le risque de présentation de faux documents. Donc pas de connards mais une solution normale et efficiente.

Un gros boulot au debut mais  desormais c'est rodé : chaque fois que j'ouvre un courrier, je scanne, je stocke, je détruis l'original.

J'espère que tu ne détruis pas tous les originaux et surtout pas les actes notariés,les fiches de paye et les récapitulatifs points retraite.
Actes notariés, fiches de paye, diplômes, factures et quelques photocopies de documents officiels ça ne prend quand même pas un volume énorme, non ?

Pour le stockage, j'ai 4 exemplaires : 1 sur une partition cryptée de mon ordi fixe (j'utilise pour cela le logiciel gratuit Truecrypt, réputé quasi inviolable, sauf j'imagine pour des agents infiltrés mais je doute que mes paies fameliques et mes factures de chez Peyo l'intéressent beaucoup !!!); 1 autre exemplaire sur une cle usb corsair cryptee egalement, 2 autres exemplaires sur 2 HDD externes.

4 exemplaires ce n'est pas excessif ? 2, sur des supports différents (clé USB et DVD par exemple) ne seraient-ils pas suffisants ?

[Corazon]

4 exemplaires ce n'est pas excessif ? 2, sur des supports différents (clé USB et DVD par exemple) ne seraient-ils pas suffisants ?

Mouais : 4 c'est peut-être un peu fort, mais les clefs usb et les DVD ne sont pas du tout fiables.  Préférer des disques durs et suivre l'évolution de la connectique.

En privé 3 backup : un à la maison dans le coffre à l'étage (1 update/semaine), un dans le coffre à la cave (1 update/mois) et un au travail (1 update par trimestre).

Les nouveaux documents sont aussi automatiquement scannés, mais je garde tous les originaux des papiers importants.  Une copie, n'a pas vraiment de force légale.

[Ulf]

Exiger des originaux limite le risque de présentation de faux documents. Donc pas de connards mais une solution normale et efficiente.

Argumentatio ad bisounours. 

Cela permet surtout d'ignorer la demande en "perdant" les documents. Ensuite tu n'as plus de moyens de récidiver.

Avec les organismes de santé, ça arrive de temps en temps avec les personnes lourdement malades qui font des examens en rafale.

[Barbara]

j'utilise pour cela le logiciel gratuit Truecrypt, réputé quasi inviolable

"Ne téléchargez plus TrueCrypt." Voilà ce qu’on peut lire chez de nombreux spécialistes en sécurité informatique depuis mercredi 28 mai, au soir. Le célèbre logiciel de chiffrement de disque dur est devenu un objet à éviter à tout prix depuis le changement brutal de son site mercredi.

http://www.zdnet.fr/actualites/la-mysterieuse-mise-a-mort-de-truecrypt-39801739.htm

Enfin du moins la dernière version, et sous Linux, utiliser la version dans les dépôts 

[Mezig]

 une alternative a Truecrypt
http://korben.info/alternatives-libres-truecrypt.html

[musher]

Pour TrueCrypt,

Je dirai qu'il est urgent d'attendre
tant qu'on en sait pas plus sur les raisons de cet arrêt aussi brusque que surprenant (Des éditeurs d'Open Source qui préconisent de remplacer leur produit par un logiciel de Microsoft, le Satan, alors qu'il existe pleins d'autres logiciels libres similaires ??????)
L'audit de la dernière version (la 7.1a) était quand même très encourageant (sauf pour la NSA  )
Surtout qu'il y a eu des précédents avec d'autres systèmes de cryptage Open Source qui avaient pas été percés.

Pour les sauvegardes, il existe les NAS avec 2 disques en raid entre 200 et 300 € suivant la capacité (Ca permet de récupérer le contenu si un des 2 disques lache) + une sauvegarde sur disque externe qu'on garde dans un autre local, si jamais c'est le NAS qui lache (ou cambriolage ou incendie)
Mais sur la dizaine de NAS que j'ai eu tant au boulot qu'à titre perso, jamais le NAS a laché, c'est toujours les disques qui ont lachés.