Bien, continuons aujourd’hui en fait avec des éléments plus concrets, peut-être plus à même de vous être directement utiles (vs une méthodologie à digérer).
Ce sont des principes / techniques / outils / astuces qui m’ont aidé dans mon organisation à être plus efficient ; ces éléments sont en général communs à toutes les méthodes d’organisation que je connais (sauf si précisé).
J’ai essayé de les classer par « étape » (cf un de posts suivants avec les diagrammes de flux « GTD » )
Au niveau des sources, je devrais citer l’ensemble des liens de ma veille sur le sujet ;-) .
Ce serait un peu long de faire le tri pour faire une liste pertinente ici, je propose aux intéressés le lien direct, comme il est centralisé (et public) ici :
https://www.diigo.com/list/sfphotos/Gestion+du+temps/mzbjilu9Il y a même des annotations pour certains liens, qui correspondent à des extraits (ce que j’ai trouvés intéressants/importants) de l’article en question.
GENERAL 1 –
Gérer son temps, c’est en premier lieu
dégager de la disponibilité pour le « FAIRE »
Cela peut se faire par
plusieurs attitudes fondamentales en amont :
• Supprimer (dire non) ou diminuer (éviter le piège de la sur-qualité)
• Déléguer / sous-traiter
• Planifier / organiser / préparer
• Savoir faire des pauses (dans sa journée ET un moment chaque semaine loin de son système d’organisation ;-) )
Par ailleurs, il est évident qu’il faut garder son système d’organisation simple et surtout
ne pas forcément chercher à l’améliorer / le changer en permanence : si on passe beaucoup de temps à s’occuper de son système d’organisation, c’est forcément au détriment des objectifs que l’on s’est fixés (à moins bien sûr si c’est un des objectifs ;-) ).
Mieux vaut y aller petit à petit, et ajouter une autre « couche » à son système uniquement quand la précédente a « séché » (comme en peinture, oui oui :-) ) [Un des principes de base du Zen To Done de Leo Babauta]
2 – Savoir distinguer l’urgent de l’importantA noter en premier lieu : « l’urgent est (très) souvent ce que je n’ai pas planifié et exécuté à temps »
COLLECTE1 - Tout noterPeu importe que ce soit sur papier dans un carnet que vous avez toujours avec vous, sur le smartphone (carte mentale, gmail, evernote, …), sur le pc (carte mentale, gmail, outlook, evernote, …). Eviter les post-it et les feuilles volantes (ou avoir un moyen de les conserver ensemble sans que cela puisse trop se dégrader)
Le but est de « fermer les boucles ouvertes dans le cerveau » (David Allen) ; l’idée c’est de libérer au maximum votre esprit et votre cerveau en les soulageant d’avoir à se rappeler de tout. Il faut en face un système d’organisation simple, fiable et résilient pour que cela fonctionne réellement (perso quand j’ai fini par trouver mon truc, cela a été une vraie libération, un soulagement : je n’étais plus en permanence en train de penser à ce que je devais faire ; depuis je suis plus serein, moins stressé)
2 – Comment classer les informations / inputsLe principe de base : prendre une seule fois en main et décider immédiatement.
La première question à se poser : est-ce une information, quelque chose à faire, à contrôler ou à valider ? A croiser avec : qui doit faire quoi ? Pour quand ? Quelle est la durée de réalisation ?
Déterminer avec les réponses l’utilité de l’input (si c’est inutile, jeter immédiatement).
Si c’est une information, la classer immédiatement dans son système de rangement (un autre truc sympa dont je pourrais parler un jour c’est le système « P.K.M » - Personal Knowledge Management – dont le but est la constitution d’une base de connaissances personnelle).
Si c’est une action à réaliser soi-même (resp. à déléguer ) :
- Réaliser (resp. déléguer) immédiatement si c’est une urgence réelle ou si cela prend moins de 5 minutes
- Dans son agenda (resp. l’agenda de son collaborateur) si c’est une tâche à horaire fixe/défini ou si c’est une tâche qui prend plus de 20 minutes (cf. la technique pomodoro plus bas)
- Si c’est une idée ou une tâche de moins de 20 minutes la saisir dans son système d’organisation (une carte mentale pour moi, je vous la montrerais dans un post suivant) dans la « queue » en lui affectant une priorité.
3 – centraliser le plus possiblePour garder le système simple et pour avoir une vision d’ensemble plus facilement / rapidement.
Perso, ce que je fais :
- Mon système de base est donc un fichier mindmanager que je synchronise entre mon pc de la maison et celui du boulot via mon smartphone perso (dropbox est bloqué)
- Quand je pouvais (Dropbox est maintenant bloqué donc ;-) ), j’avais également un fichier plus léger sur le smartphone pro (iphone :-/ ) que j’ai appelé « input ». C’est là-dedans que je notais tout quand je n’avais pas un pc à proximité ; synchronisé via Dropbox à l’époque. Pourquoi l’iphone ? Parce que c’est sur iOS que j’ai trouvé la seule application mobile 100% compatible avec les fichiers de MindManager (tags compris !) et que pour le coup c’était très pratique
- Au niveau des agendas, j’utilise mon agenda « google » pour tous les événements perso et l’Outlook du boulot pour tout ce qui est professionnel. Afin d’avoir une vision d’ensemble, j’importe mon (ou mes) agendas google en tant que web calendar dans Outlook (très pratique cette fonction)
- Au niveau des boites mail, j’aime beaucoup les fonctionnalités d’Outlook à partir d’Office 2007 : en plus des dossiers des tags de couleur communs mail-agenda-tâches, rappels intégrés dans un volet de visualisation, tâches éventuellement intégrés avec les autres produits Office (éventuellement via macro VBA pour aller plus loin dans l’automatisation de tâches répétitives). J’ai également un faible pour Gmail pour tout ce qui est perso : multi-tags hiérarchiques (jamais trouvé un autre webmail capable de ça carton rouge même !) super-pratiques pour la gestion du temps (cf. plus haut), et la possibilité d’importer plusieurs comptes pour centraliser le plus possible l’ensemble de mes adresses mail perso.
A propros des multi-tags de gmail, ce qui est puissant c’est que je peux affecter des tags « action » (pour moi : « Next action » « Action » « Waiting » « Someday ». J’utilise pas de tag « Done », quand il n’y a plus de tag de type action c’est considéré comme bouclé et/ou comme info à conserver) en parallèle de tags « QUI » / « QUOI » pour le classement des archives. C’est pour ces tags de classement que la fonctionnalité hiérarchique de gmail est très puissante.
Note : je réfléchis depuis longtemps à abandonner gmail comme solution d’archive / classement (« si c’est gratuit c’est que c’est toi le produit »), mais je ne trouve pas Outlook/Thunderbird aussi puissants-pratiques et je n’ai trouvé aucun Webmail à l’heure actuelle qui lui arrivait à la cheville. Si vous avez des pistes je suis preneur ;-)
PREPARATION1 - Bien (se) préparer c’est gagner du temps à l’exécution10 à 15 minutes prises à la préparation font en général gagner 1 heure ou deux à la réalisation.
La préparation permet d’une part d’éviter les actions inutiles grâce à la réalisation d’une check-liste des actions nécessaires lors de la réalisation et d’autre part d’éviter la sur-qualité en définissant des objectifs « SMART » (Simples Mesurables Atteignables Réalistes Temporellement définis)
2 – Astuces pour bien préparer (et conduire) une réunionDéfinir un ordre du jour détaillé avec, pour chaque point de l’ordre du jour : les attendus, les éventuels documents nécessaires à la compréhension / validation / discussion ainsi que le temps que vous souhaitez y consacrer pendant la réunion (très important pour éviter de perdre trop de temps pendant la réunion). Positionner les points les plus importants de l’ordre du jour en premier.
Diffuser l’ordre du jour assez longtemps à l’avance pour que chacun puisse arriver préparé (particulièrement difficile dans de grandes organisations en général, sauf si c’est dans la culture de l’organisation en question) : les documents sont censés être lus, les questions/remarques listées par écrit (et éventuellement communiquées à l’avance aux autres, mais là je vis à bisounours land ;-) )
Au début de la séance, définir un « maitre du temps » qui sera responsable du timing défini pour chaque point de l’ordre du jour. Si un point demande plus que le temps initialement défini, et à moins que cela ne remette en cause la suite de la réunion, ne pas hésiter à passer à la suite pour respecter le plus possible le timing prévu et s’assurer de traiter l’ensemble des sujets. Revenir au point problématique en fin de séance si nécessaire et/ou s’il reste du temps par rapport à l’horaire initialement fixé.
Idéalement il faut également définir un « secrétaire » qui sera chargé de prendre les notes et de rédiger le compte-rendu ; selon les organisations ce sera plus ou moins facile à déléguer. Si ça intéresse du monde j’ai un modèle Word pour les comptes-rendus de séance que je trouve assez pratique (très synthétique et orienté « action »), n’hésitez pas à me demander par mp.
TRAITEMENT1 - Ne faire qu’une seule chose à la foisPour augmenter son efficience, pas de secret, il vaut mieux être à 100% dans ce qu’on fait. Pour ce faire, on coupe toutes les distractions (télé, radio, téléphone, Internet, notifications mail-sms-réseaux sociaux) sauf éventuellement de la musique si ça vous aide à vous concentrer (et que ça ne dérange pas autour de vous) et on se concentre sur une seule tâche à la fois. Savoir gérer les dérangements et utiliser la technique Pomodoro (cf. plus bas) sont très utiles aussi dans ce cadre.
2 - Gérer les dérangementsUn dérangement casse le « momentum » quand on est à fond sur un truc : il faut se concentrer sur un autre sujet pendant quelques minutes avant de se remettre dans le sujet initial ; cela prend du temps et de l’énergie inutile.
Savoir dire non, c’est respecter son propre temps et cela peut aider à une meilleure gestion du temps de son interlocuteur quand c’est bien fait :
- Organiser une « porte filtrante » :
o Horaires bloqués sans dérangement, connus de tous
o Visites / appels filtrés par un(e) assistant(e) et/ou une boite vocale
- Aller droit au but :
o Que puis-je faire pour vous/toi ?
o Comment puis-je aider ?
- Au début de l’entretien :
o Préciser ou faites préciser l’objectif (en reformulant ensuite pour vérifier votre compréhension du sujet)
o fixer une durée
- Encourager (ou exiger en fonction de votre position ;-) ) une préparation écrite et un peu de systémique (CQQCOQP par expl)
- On peut identifier 3 niveaux successifs afin de déterminer s’il faut dire non (avec une éventuelle délégation ou planification) :
o Qui ?
o Quoi / pourquoi ? (= objectif + importance/urgence)
o Quand / combien de temps ? (contrôle de la durée et de la préparation de son interlocuteur)
3 - La technique PomodoroC’est une technique très pratique pour lutter contre la procrastination ; elle se base sur le principe que si l’on commence quelque chose pour « juste » 20 minutes, on ne sera pas trop tenté de procrastiner. Et une fois qu’on est lancé, en général, on ne s’arrête plus ;-)
C’est également idéal pour les tâches de moins de 20 minutes dont je parlais plus haut. Pour les tâches plus longues, il suffit de déterminer le nombre de « pomodoro » nécessaires pour celles-ci.
Donc, le système fonctionne de la manière suivante :
- Pendant 20 minutes (ou 15 ou 25 ou 30, faites en fonction de ce qui est le plus pratique pour vous), on se concentre sur une tâche bien définie
- 5 minutes de pause (on se lève, on va boire un verre d’eau, des étirements, papoter avec un collègue, manger un fruit, …). C’est la récompense pour s’être bien concentré ;-)
- Et on recommence. Au bout de quelques cycles (4 ou 5 en général), on prend une pause plus longue (de la longueur du pomodoro en général).
- Et c’est reparti !
Bon je m’arrête là pour aujourd’hui ça fait déjà 5 pages sous Word ;-)
Affaire à suivre donc… (Diagramme de flux, captures d’écran de mon système, comparaison des 3 méthodes que je connais)